Nachhaltiges Veranstaltungsmanagement

Für die Durchführung einer Veranstaltung suchen wir einen Ort, der möglichst über ein integriertes Nachhaltigkeitskonzept verfügt (Ökostrom, energiesparende Technik, Ressourcen-Sparsamkeit, nachhaltiger Umgang mit Papier und Reinigungsmitteln, wassersparende Toilettenspülsysteme und Wascharmaturen, Einsatz nachhaltiger Materialien wie z.B. FSC-Papier etc.). Hierzu gehören auch bautechnische Aspekte wie ausreichendes Tageslicht, energieeffiziente Wärmedämmung, energieoptimierte Klima- und Heiztechnik (Empfehlung BMUB: Tagungsräume nicht über 20°C heizen, nicht mehr als 6°C unter Außentemperatur kühlen) sowie die getrennte Abfallsammlung und Entsorgung (z.B. Einrichtung von Recyclinginseln). Wichtig ist uns außerdem, dass der Veranstaltungsort unvermeidbare Emissionen kompensiert, z.B. durch Spenden an Klimaschutzprojekte.

Uns ist wichtig, dass Materialen und Bauteile mehrfach genutzt werden und dass die Bauteile aus recyclebaren Materialien bestehen. Für das Wegeleitsystem und die Kennzeichnung der Bühne und anderer Objekte verwenden wir Produkte aus recycelbaren Materialien oder aus nachwachsenden Rohstoffen. Alternativ nutzen wir langlebige Produkte zur Weiterverwendung. Wir kooperieren vorrangig mit Dienstleistungsunternehmen, die klimafreundlich arbeiten.

Wenn Mietmöbel zum Einsatz kommen, achten wir auf kurze Anfahrtswege der Dienstleister. Wir versuchen wiederverwendbare Möbel aus nachwachsenden Rohstoffen sowie Bauteile und Materialien nach gängigen Umweltstandards (ISO Normen, Ökobilanzen) oder aus recycelten Materialien einzusetzen. Wir vermeiden kurzlebige Kunststoffmöbel.

Wir wählen einen Veranstaltungsort, der gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist. Wir bitten die Gäste mit öffentlichen Verkehrsmitteln anzureisen und stellen Fahrradparkplätze am Veranstaltungsort zur Verfügung. Für weiter entfernte Anreisen buchen wir das Veranstaltungsticket der Deutschen Bahn und bieten dies unseren Gästen an. Für die Weiterfahrt vom Bahnhof zum Veranstaltungsort empfehlen wir die Nutzung des ÖPNV. Wir sprechen Hotelempfehlungen für Hotels in der Nähe des Veranstaltungsortes aus, die im Idealfall umweltfreundlich zertifiziert sind (z. B. Green Certified, Bio-Hotel, Green Key, EMAS). Ein Livestream ermöglicht die Teilnahme an der Veranstaltung für andere Interessierte auch ohne Anreise.

Auch 2024 ermöglichte die Deutsche Bahn in Kooperation mit dem Rat für Nachhaltige Entwicklung die CO2-freie Anreise zur Konferenz. Der benötigte Strom für die Fahrt wurde vollständig aus regenerativen Quellen bezogen.

Wir führen gemeinsam mit einer Veranstaltungsagentur das Einladungsverfahren elektronisch durch und verzichten weitestgehend auf Papier im Vorfeld der Veranstaltung, ebenso am Veranstaltungstag. Wir reduzieren die No-show Rate der Gäste, die trotz Anmeldung nicht zur Veranstaltung kommen, auf ca. 10-20% (Erfahrungswert aus den Vorjahren), indem wir Erinnerungsmails versenden und darum bitten abzusagen, falls eine Teilnahme nicht möglich ist.

Für das Catering der Veranstaltung suchen wir einen regionalen Caterer, der nachweislich nachhaltig arbeitet. Hierunter verstehen wir den Einsatz wassersparender Geräte in der Küche (z.B. Industrie-Spülmaschinen und unter anderem auch die Verwendung von abbaubaren Reinigungsmitteln), das Vermeiden von Lebensmittelabfällen (bei der Planung, der Zubereitung, der Portionierung und der Entsorgung), den Verzicht auf überflüssige Verpackungen und Einwegportionsabpackungen sowie auf kleine Flascheneinheiten. Wir erwarten den Einsatz von Mehrweggeschirr, -besteck und Gläsern, auch beim Crew-Catering. Für die fachgerechte Entsorgung von Essensresten setzen wir in der Küche Sammelbehälter voraus. Unverarbeitete Speisen spendet der Caterer gemeinnützigen Organisationen (z.B. Berliner Tafel e.V.) – sofern die Hygienevorschriften eingehalten werden. Zur Mitnahme von Essensresten vom Buffet bieten wir den Gästen „Beste-Reste-Boxen“ an.

Der Caterer bezieht die Lebensmittel vorzugsweise von regionalen Dienstleistern und in Pfandkisten. Die Auswahl der Speisen ist vegetarisch oder vegan, regional, saisonal und zertifiziert (Bio, MSC, Fair-Trade, Naturland, Demeter, etc.). Wir verzichten auf exotische Speisen und Früchte. Zum Einsatz kommt vorrangig Frischware. Wir verzichten weit möglichst auf Convenience-Produkte und Tiefkühlkost. Als Getränke bieten wir an: Leitungswasser in Karaffen, Kaffee und Tee in Bioqualität und fair gehandelt, regionale Säfte und Wein in Bioqualität, Bier vom Fass von regionalen Brauern und Biobier in Flaschen.

Wir verzichten weitestgehend auf Dekorationsmaterialen, für Giveaways und Geschenke an Referent*innen, falls wir diese einsetzen, verwenden wir kompostierbare Materialien aus der Natur.

Der Rat für Nachhaltige Entwicklung ist von a tip: tap e.V. als leitungswasserfreundlich ausgezeichnet worden. Intern und auf Veranstaltungen gibt es beim RNE ausschließlich Leitungswasser.

Barrierefreiheit ist eine Voraussetzung für Inklusion und ein wichtiger Teil von einem nachhaltigen Umgang miteinander. Die Teilhabemöglichkeit für alle ist uns wichtig. Das Ziel ist, dass Menschen mit und ohne Behinderung ohne große Mühe und selbstbestimmt an unseren Veranstaltungen teilnehmen können. Dabei ist uns bewusst, dass wir erst am Anfang des Weges stehen.

Aktuell achten wir auf barrierefreie Wege am Veranstaltungsort und die Auflösung von Sprachbarrieren, etwa durch Übersetzung gegebenenfalls auch in Gebärdensprache. Zudem erfragen wir bei den Teilnehmenden im Vorfeld Assistenzbedarf, um zu erfahren, ob konkrete Unterstützung über die bereits angebotenen Maßnahmen hinaus benötigt wird.

Wir verzichten auf der Veranstaltung weitestgehend auf Tagungsunterlagen in Papierform und auf Gastgeschenke und Werbemittel. Das Tagungsprogramm und die Tagungsunterlagen werden elektronisch bereitgestellt. Wir drucken die Namensschilder vor Ort (auf Papier oder Textil) und vermeiden somit den Postversand.

Wir binden die von uns durchgeführten nachhaltigen Maßnahmen in die Live-Kommunikation der Veranstaltung ein und berichten über die umgesetzten nachhaltigen Maßnahmen auf unserer Internetseite. Ein Anliegen ist uns die Sensibilisierung der Teilnehmenden vor Ort für nachhaltiges Handeln.

Digitale oder hybride Veranstaltungenigitale oder hybride Veranstaltungen verursachen weniger Treibhausgasemissionen und verbrauchen weniger Ressourcen als eine Veranstaltung vor Ort. So reisen keine oder weniger Gäste an, und der ökologische Fußabdruck durch die genutzten Verkehrsmittel und Hotels verringert sich. Da die Hauptbelastung der Umwelt wird bei Veranstaltungen in der Regel durch die An- und Abreise der Teilnehmenden verursacht wird,  fällt diese Einsparung stark ins Gewicht. Auch die Anforderungen an einen Veranstaltungsort verändern sich: Er wird entweder nicht mehr oder in kleinerem Umfang benötigt. Das verringert den Ressourcenverbrauch zum Beispiel für Beleuchtung, Lüftung und Heizung, Dekoration oder Reinigung.

Der konkrete Einspareffekt durch die Umstellung von Veranstaltungen vor Ort auf digital ist allerdings nur schwer zu berechnen, da viele Aktivitäten, die Emissionen erzeugen oder Ressourcen verbrauchen, sich in den individuellen Raum der Teilnehmenden verlagern. Dort können sie vom Veranstalter weder beeinflusst noch gemessen, sondern nur geschätzt werden: Zwar fällt das Catering am Veranstaltungsort weg, aber stattdessen verpflegen sich die Zuschauenden an den mobilen Endgeräten zuhause oder im eigenen Büro eben selbst – und weder über die Herkunft noch über die Zubereitung oder die Zusammensetzung der Nahrungsmittel weiß der Veranstalter Bescheid. Auch nutzen die Online-Teilnehmenden statt Heizung, elektrischen Geräten und Sanitäreinrichtungen am Veranstaltungsort eben jene bei sich. Wären sie zur Veranstaltung angereist, hätten sie diese sonst zumindest teilweise nicht genutzt.

Andere Emissionsquellen kommen neu hinzu. So verursacht das Video-Streaming eines Events nicht zu vernachlässigende Emissionen. Eine Studie des Umweltbundesamts aus dem Herbst 2020 kommt zu dem Schluss, dass der Anteil an den CO2-Emissionen durch die Datenverarbeitung im Rechenzentrum mit jeweils 1,5 Gramm CO2 pro Stunde relativ gering ist. Entscheidend für die Klimaverträglichkeit von solchen Cloud-Diensten wie Video-Streaming sei stattdessen, mit welcher Technik die Daten von dort zu den einzelnen Nutzer*innen übertragen werden. Dies kann vom relativ klimafreundlichen Glasfaserkabel (2 Gramm CO2/Stunde) bis hin zur 5G-Übertragungstechnik (5 Gramm CO2/Stunde) große Unterschiede machen. Dabei berücksichtigt diese Schätzung noch nicht den Stromverbrauch des mobilen Endgeräts der Teilnehmenden. Dieser variiert, je nachdem, ob sie zum Beispiel einen alten Stand-PC oder einen neuen Laptop – der einen deutlich größeren ökologischen Fußabdruck hat – nutzen oder etwa energiesparende Browser-Einstellungen wie Adblocker verwenden.

Schließlich setzen Veranstalter bei digitalen Events zunehmend auf vorproduzierte Filmbeiträge. Auch bei deren Entstehung kann auf eine nachhaltige Produktion gesetzt werden, zum Beispiel bei der Energieversorgung, der Mobilität am Set oder beim Catering während der Dreharbeiten. Im Rahmen von Projekt Nachhaltigkeit hat der Rat beispielsweise die Initiative Green Film Shooting für ihr Engagement in der Filmbranche ausgezeichnet (wir berichteten u.a. hier).